Université Paris-Saclay

L'Université Paris-Saclay est une institution d'enseignement supérieur et de recherche de premier plan, reconnue mondialement. Elle regroupe universités, grandes écoles et organismes de recherche couvrant les sciences et ingénierie, les sciences de la vie et santé, et les sciences humaines et sociales. L'université met l'accent sur l'innovation, la recherche fondamentale et appliquée, et propose une offre de formation complète, du premier cycle au doctorat, ainsi que des formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris, elle entretient des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques.

L'université est un établissement handi-accueillant, engagé en faveur de la mixité et de la diversité. Elle propose de nombreuses activités culturelles et sportives pour le bien-être de ses collaborateurs, des possibilités de restauration à proximité, un accompagnement pour le développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique, ainsi que deux jours de télétravail hebdomadaires sous conditions.

La Faculté de Médecine

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l'Université Paris-Saclay forme les futurs médecins et soutient leur parcours professionnel. Elle contribue à l'avancée des connaissances par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins. La Faculté accueille environ 7 000 étudiants, 300 enseignants-chercheurs et 150 personnels BIATSS. Elle propose des formations initiales, des Masters, des Écoles doctorales, de la formation continue, ainsi que des formations paramédicales (IFSI, kinésithérapie, manipulateurs radio, IFSBM) et un centre d'enseignement par simulation. Les hôpitaux de rattachement incluent l'Hôpital du Kremlin-Bicêtre, l'Hôpital Paul Brousse, l'Hôpital Antoine Béclère et le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy. La recherche est structurée autour de 25 unités de recherche, une structure fédérative, une UMS et un LabEX.

Mission et Positionnement de l'Agent

Au sein du Service des Études et de la Vie Étudiante (SEVE) de l'UFR Médecine, l'adjoint.e en gestion administrative assure l'interface entre le chef de service, les usagers, les secrétariats pédagogiques et les enseignants. Il/Elle est responsable de la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits en Master.

Missions principales :

Accueil et Information :
- Accueillir et informer les usagers.
- Participer à l'amphi de rentrée.
- Répondre aux demandes par téléphone, courrier et e-mail.
- Assurer le lien avec les Responsables Masters.
Gestion Administrative du Cursus Étudiant :
- Inscriptions administratives :
  - Réaliser, vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription administrative des étudiants en Master.
  - Éditer et organiser la délivrance des certificats de scolarité et cartes étudiants.
  - Diagnostiquer les problèmes de connexion aux applications universitaires.
- Gestion de la Scolarité :
  - Réaliser les inscriptions pédagogiques en Master.
  - Coordonner et reprendre les données des secrétariats pédagogiques délocalisés.
  - Diffuser les plannings d'enseignement et calendriers des examens.
  - Gérer et suivre les examens (organisation, saisie des notes, procès-verbaux, délibérations, diffusion des résultats).
  - Établir les placements en salle d'examen et les listes d'émargement.
  - Assurer les émargements lors des épreuves.
  - Gérer les demandes de consultation de copie.
  - Assurer la délivrance et l'archivage des diplômes, certifications et attestations de réussite.
  - Gérer les procès-verbaux sur le site web de la faculté.
Participation aux Activités de la Structure :
- Renseigner des tableaux de bord et enquêtes.
- Archiver, classer et trier les documents du service.
Participation aux Opérations Collectives du SEVE :
- Contribuer aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS).
- Participer aux Épreuves Classantes Nationales informatisées (ECNi).
- S'impliquer dans tout événement spécifique lié à l'activité pédagogique ou à la vie étudiante.

Profil Recherché

Connaissances :

Organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université.
Réglementation de la scolarité et des examens.
Techniques générales de gestion administrative et de communication.
Capacité d'adaptation aux évolutions technologiques et organisationnelles.

Savoir-faire :

Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures.
Rechercher, vérifier et classer l'information.
S'intégrer dans une structure hiérarchique (informer, rendre compte, alerter, proposer).
Travailler en équipe et organiser son travail.
Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet) et spécifiques (Apogée, CELCAT, E-Campus, E-candidat...).
Respecter les délais.

Savoir-être :

Organisation, autonomie et adaptation.
Rigueur, discrétion et ponctualité.
Sens du relationnel et de l'accueil.
Capacité à assurer la continuité du service.
Devoir de réserve impératif.

Conditions Particulières d'Exercice

Le poste est lié au calendrier universitaire et aux périodes d'activité intense (candidatures, inscriptions, examens). Une amplitude horaire de 7h30 à 19h peut être nécessaire, avec récupération des heures supplémentaires dès que possible. Un accompagnement pour le développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique est proposé.

Durée du contrat : 5 mois.

Adjoint en gestion administrative H/F