Secrétaire administratif·ve et pédagogique de département - F/H

Responsabilités

Au sein de l'IUT de Marseille, l'agent recruté assurera un poste partagé : 3 jours par semaine au département GEII et 2 jours par semaine au département MT2E. L'agent recruté aura pour missions le secrétariat lié à la formation initiale et à l'apprentissage, la gestion administrative des départements et la contribution à la gestion pédagogique.

Activités principales au département GEII

• Accueillir, informer et orienter les étudiants et professionnels
• Gérer les emplois du temps : annulations, décalages et planification des cours sur le logiciel ADE, en collaboration avec la direction des études
• Communiquer avec les vacataires et les étudiants concernant les modifications d'emploi du temps
• Gérer et traiter les informations orales (téléphone) et écrites (courrier, messagerie)
• Saisir, mettre en forme et éditer des documents
• Gérer les candidatures des futurs étudiants pour le BUT par apprentissage, en collaboration avec l'enseignant responsable du recrutement (tri des dossiers, listes, courriers, suivi)
• Effectuer le suivi des absences pour les formations initiales et apprentissage, en lien avec le CFA
• Gérer les demandes de rattrapage aux examens
• Saisir les notes, préparer et lancer les jurys sur le logiciel APOGEE, éditer les relevés de notes
• Gérer les conventions de stages des étudiants
• Vérifier et saisir les dossiers de recrutement des enseignants vacataires dans l'application ARES
• Gérer et préparer les mises en paiement des heures de cours des enseignants et vacataires sur ARES
• Suivre certaines commandes et leur livraison
• Gérer le petit matériel du département
• Classer et archiver les documents

Activités principales au département MT2E

• Assurer le secrétariat et la gestion administrative du département
• Contribuer à la gestion pédagogique
• Gérer et traiter les informations orales et écrites (téléphone, courrier, messagerie)
• Saisir, mettre en forme et éditer les documents d'organisation et de gestion des activités du département
• Gérer les conventions de stages des étudiants
• Effectuer le suivi des absences des étudiants en alternance
• Vérifier et saisir les dossiers de recrutement des enseignants vacataires dans l'application ARES
• Gérer et préparer les mises en paiement des heures de cours des enseignants et vacataires sur ARES
• Suivre les cohortes et participer aux enquêtes
• Classer et archiver les documents

Profil recherché

Compétences requises

• Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat
• Connaître l'organisation et l'offre de formation de la composante
• Connaître l'organisation générale de l'université
• Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'IUT
• Maîtriser les techniques générales de gestion administrative et de secrétariat
• Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel)
• Connaître les applications APOGEE, Post Bac, E-candidat, SIFAC, ARES et les logiciels d'emploi du temps éventuels (Hyperplanning, Ypareo, ADE...)
• Autonomie et capacité à gérer les priorités
• Aptitude à travailler en équipe
• Patience et écoute
• Sens du relationnel et de la communication

Processus de recrutement et avantages

Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Flexibilité dans l'organisation : télétravail et semaine en 4j ou 4,5j possibles
• Équilibre des temps de vie : jusqu'à 58 jours de congés
• Primes et avantages sociaux (RIFSEEP, accompagnement handicap)
• Prise en charge des transports à 75% ou forfait mobilité durable
• Accès à des prestations loisirs, sport et culture