Office Manager H/F

Description du poste

Dans un contexte de pleine croissance, nous recherchons un.e office manager pour renforcer notre équipe administrative.

Sous la responsabilité de la Direction Générale, l'office manager sera amené.e à réaliser les missions suivantes :

Communication et support à la Direction

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Assurer un rôle d'interface entre la direction, les équipes et les partenaires externes et garantir la bonne circulation des informations.
• Gérer les flux de courriers et courriels (réception, tri, transmission, classements).
• Préparer, rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des divers documents administratifs internes.
• Assurer le suivi et le renouvellement des certifications, qualifications, habilitations et agréments de l'entreprise et des collaborateurs.
• Organiser et planifier les agendas, réunions, visites et déplacements des équipes.
• Gérer les différents accès sur site.

Gestion des ressources matérielles et des moyens généraux

• Participer à la gestion du parc informatique et téléphonique : garantir la disponibilité, la conformité et le bon fonctionnement des ressources matérielles nécessaires à l'activité des équipes.
• Organiser les achats et le réapprovisionnement des fournitures de bureau.
• Piloter les contrats liés au fonctionnement de l'entreprise : suivre leurs échéances, renouvellements et renégociations des contrats. Assurer le suivi de la relation fournisseurs et proposer des pistes d'amélioration et d'optimisation des coûts.

Gestion de la flotte automobile et des assurances

• Assurer le suivi administratif, contractuel et opérationnel de la flotte automobile de l'entreprise : gestion des contrats de location, d'entretien, de maintenance et de renouvellement des véhicules.
• Superviser les contrats d'assurances, les sinistres et les échéances associées, en veillant à l'adéquation des couvertures aux risques et aux besoins de l'entreprise.
• Être force de proposition dans l'optimisation des contrats, des prestations et des coûts associés.

Reporting et pilotage d'activité

• Accompagner la Direction sur des projets transverses contribuant au développement et à la structuration de l'entreprise.
• Assurer le suivi et le contrôle du pointage des heures des collaborateurs et produire les indicateurs afférents.
• Identifier des axes d'amélioration et contribuer à l'optimisation des processus administratifs et organisationnels de l'entreprise.
• Organiser et coordonner les évènements internes de l'entreprise.
• Piloter l'organisation du séminaire de fin d'année : logistique, prestataires, budgets et coordination des participants.
• Support transversal aux fonctions administratives et apporter un soutien ponctuel aux différents services administratifs.

Nos avantages

Le poste est proposé en CDI avec une organisation du travail intégrant la possibilité d'une journée de télétravail flexible par semaine.

Les collaborateurs bénéficient d'un ensemble d'avantages complets, incluant notamment les tickets restaurants, les RTT, la prise en charge partielle des transports (50%), une prime vacances, des avantages sociaux accessibles via l'adhésion à l'APAS-BTP ainsi qu'une prise en charge partielle de la mutuelle PRO BTP, et un plan d'épargne entreprise avantageux.

La rémunération pour ce poste a été pensée autour de 27.000€ à 35.000€ brut annuel. Pour affinement, elle fera l'objet d'une étude casuistique dépendante du profil et de l'expérience du candidat.

Profil recherché

Nous recherchons des collaborateurs capables d'allier rigueur, sens de l'organisation et qualité de service afin d'accompagner le développement de l'entreprise et de participer activement à son bon fonctionnement. Au-delà des missions administratives, nous accordons une grande importance à la capacité de chacun à proposer des améliorations, à prendre des responsabilités et à contribuer à une dynamique collective fondée sur la confiance et la coopération.

Ce poste est fait pour vous si :

1. Vous êtes doté(e) de solides compétences rédactionnelles.
2. Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques notamment l'ensemble du Pack Office. Savoir utiliser le logiciel Everwin GX est un atout.
3. Vous êtes capable de piloter simultanément plusieurs sujets, d'anticiper les besoins et de hiérarchiser les priorités afin de garantir la fluidité des opérations et l'efficacité de l'organisation.
4. Doté(e) d'un véritable esprit d'analyse, vous êtes capable d'identifier les enjeux, d'anticiper les besoins et de proposer des solutions pragmatiques.