Qui sommes-nous ?
Neosolis est un acteur français des infrastructures de transition énergétique : centrales photovoltaïques, ombrières de parking, stockage d'énergie et bornes de recharge ultra-rapide pour véhicules électriques.
Nous accompagnons en tant que tiers-investisseur de grands comptes de la distribution ainsi que des foncières et des entreprises dans le tertiaire dans le but de valoriser leur foncier (toiture, parking) avec des installations d'énergies renouvelables ultra modernes sans aucun investissement de leur part.
Nous sommes une équipe à taille humaine, sur des dossiers concrets, à fort impact, avec un vrai pouvoir de décision à chaque niveau.
Pourquoi ce poste existe ?
Notre développement commercial accélère et nos dossiers exigent un suivi administratif d'une rigueur irréprochable : baux civils à faire signer, documents techniques à collecter, plateformes partenaires à alimenter, échanges réguliers avec nos investisseurs. Nous cherchons la personne qui va prendre ces sujets en main, vraiment.
Vos missions :
Au quotidien, vous êtes le pivot administratif entre nos équipes opérationnelles, nos clients grands comptes et nos partenaires industriels :
- Relancer par téléphone et email les dirigeants, propriétaires fonciers et partenaires sur des documents manquants jusqu'à obtention. Pas un mail de relance générique : un appel, un suivi nominatif, une deadline tenue.
- Coordonner la signature des baux civils et conventions de mise à disposition, en lien avec nos juristes externes et les services administratifs des clients.
- Gérer les inscriptions et dossiers d'inscription aux différents services dont nous avons besoin pour opérer : plateformes partenaires, certifications professionnelles, abonnements aux outils métier, organismes administratifs externes --- montage des dossiers, dépôt, suivi jusqu'à validation effective.
- Assurer le suivi administratif global de nos opérations : pièces justificatives, attestations, déclarations, mises à jour des dossiers entreprise, archivage numérique structuré.
- Tenir à jour les tableaux de bord de suivi (Excel, HubSpot CRM) avec une rigueur sans faille --- chaque ligne à jour, chaque statut juste.
- Alimenter les plateformes partenaires en pièces administratives et techniques.
- Participer aux échanges administratifs avec nos partenaires industriels et investisseurs (la connaissance du mandarin est un plus apprécié pour fluidifier les échanges avec nos contacts basés en Chine).
- Assurer le secrétariat courant : courriers, classement, prise de rendez-vous, organisation de déplacements ponctuels.
Le profil que nous cherchons :
L'expérience :
- 3 à 5 ans d'expérience en assistanat administratif, idéalement en environnement BtoB exigeant (immobilier, énergie, BTP, services aux entreprises)
- Niveau de diplôme : bac à bac+2 --- votre rigueur et votre fiabilité comptent plus que votre parcours académique
Les langues :
- Français : langue maternelle ou équivalent professionnel (impératif)
- Mandarin : un atout fortement apprécié --- quel que soit votre niveau (notions, courant, bilingue), il sera valorisé. Une partie de nos échanges se fait avec nos partenaires industriels et notre actionnariat basés en Chine.
L'état d'esprit (ce qui fera vraiment la différence) :
- Aisance téléphonique réelle : vous n'êtes pas mal à l'aise à l'idée d'appeler un directeur de site pour la troisième fois en deux semaines. Vous le faites avec courtoisie ET fermeté.
- Rigueur extrême : un dossier incomplet vous met mal à l'aise. Vous vérifiez deux fois plutôt qu'une.
- Sens de la responsabilité : vous considérez les dossiers que vous suivez comme les vôtres, pas comme des tâches qu'on vous a assignées. Quand quelque chose ne va pas, vous le signalez et vous proposez une solution.
- Esprit d'initiative : vous repérez les processus qui coincent et vous proposez des améliorations. Vous ne vous contentez pas d'exécuter.
- Maîtrise du Pack Office (Excel notamment, formules, mise en forme, tableaux croisés). La connaissance de HubSpot est un plus appréciable.
Ce que nous offrons :
- CDI à temps plein, basé en Île-de-France (locaux dans le périmètre parisien)
- Salaire fixe : 29 000 à 32 000 € brut/an selon expérience
- Variable annuel de 1 500 à 2 000 € sur objectifs simples et mesurables (taux de complétude des dossiers, délais de signature des baux)
- Tickets restaurant
- Mutuelle d'entreprise
- 1 jour de télétravail par semaine après validation de la période d'essai
- Prise en charge du Pass Navigo à 50 %
- Une équipe à taille humaine, des dossiers à fort enjeu (transition énergétique), une vraie autonomie sur votre périmètre
Processus de recrutement :
- Pré-entretien téléphonique (10--15 min)
- Entretien présentiel (45 min)
- Décision communiquée sous une semaine après le dernier entretien
Pour postuler
Envoyez-nous votre CV accompagné d'une lettre de motivation courte (5 à 10 lignes maximum) dans laquelle vous nous racontez une situation concrète où vous avez dû relancer un interlocuteur difficile jusqu'à obtenir ce que vous cherchiez.
Nous lisons chaque candidature personnellement. Les candidatures qui montrent que vous avez compris le poste et notre activité sont traitées en priorité.
Rémunération : 29 000,00€ à 32 000,00€ par an
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- Travail à domicile occasionnel
Question(s) de présélection:
- Décrivez en 300 caractères une situation où vous avez relancé un interlocuteur difficile jusqu'à succès dans une de vos expériences précédentes.
Expérience:
- assistanat administratif ?: 3 ans (Requis)
Langue:
- Mandarin (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel