Assistant(e) de direction

Fiche de poste

LETTRE DE MOTIVATION EXIGEE POUR TOUTE POSTULATION

Intitulé du poste : Assistant(e) de Direction H/F

Type de structure : organisation professionnelle

Rattachement hiérarchique : Direction Générale

Statut : Employé

Lieu : Paris VI^ème^

Description du poste

L'Assistant(e) de Direction accompagne la Direction Générale dans l'organisation et la gestion quotidienne des affaires fédérales, permet la bonne circulation de l'information dans le réseau et au-dehors et assure le suivi des dossiers confiés ou traités par la Direction Générale. Il/elle contribue aussi au bon fonctionnement de la gouvernance en assurant, le cas échéant, le rôle de Secrétaire de séance lors des réunions ; il/elle est la pierre angulaire de la relation établie avec les membres adhérents ; enfin, il/elle garantit le suivi des instances statutaires et prend part à l'organisation et au déroulement des événements fédéraux.

Missions principales

Assistanat de direction

• Coordonner l'agenda fédéral ;
• Préparer les réunions, constituer les dossiers, réunir les éléments utiles à la décision dans le périmètre d'affectation ;
• Filtrer et transmettre les courriels et les appels reçus afin de permettre le traitement des informations importantes par la Direction Générale ;
• Assurer le suivi courant des demandes et relances, en coordination avec les autres membres de l'équipe et sous la supervision de la Direction Générale.

Gestion de l'information et appui au pilotage

• Rédiger ou relire, mettre en forme et diffuser courriers, courriels, comptes rendus et présentations ;
• Organiser et tenir à jour le classement, l'archivage et la traçabilité documentaire dans le périmètre d'affectation.

Coordination des instances et de la gouvernance

• Contribuer à la préparation logistique et administrative du conseil d'administration, des commissions, groupes de travail et Assemblées Générales ;
• Établir ou vérifier convocations, ordres du jour, feuilles de présence, relevé de décisions ou comptes rendus des réunions ;
• Assurer le suivi administratif des décisions prises et des échéances fixées.

Relation adhérents, partenaires et interlocuteurs externes

• Être l'interface de premier niveau avec les adhérents, administrateurs, partenaires institutionnels, prestataires et interlocuteurs externes ;
• Structurer la circulation de l'information entre la direction, les élus et l'équipe ainsi qu'avec les adhérents ;
• Assurer un accueil et une réponse de qualité aux sollicitations reçues.

Organisation d'événements et appui aux projets

• Assurer, sous la supervision de la Direction Générale et en lien avec les autres membres de l'équipe, la logistique des réunions, séminaires, conférences, webinaires, salons ou autres événements ;
• Gérer, en lien avec les autres membres de l'équipe et avec les prestataires dédiés, les invitations, inscriptions, supports, prestataires, réservations et rétroplannings ;
• Participer au suivi des projets portés par la Direction Générale.

Compétences et attendus

Compétences

• Maîtrise du Pack Office, en particulier Outlook, Word et Excel ;
• Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse ;
• Gestion documentaire ;
• Maîtrise des procédures administratives ;
• Bonne appréhension de la gestion événementielle.

Attendus

• Confidentialité et discrétion ;
• Rigueur, organisation ;
• Réactivité, autonomie et fiabilité ;
• Aisance relationnelle, sens du service et diplomatie ;
• Esprit d'initiative et capacité d'adaptation ;
• Capacité à bien travailler dans des délais contraints.

Profil recherché

• Formation Bac +2 à Bac +3 en Assistanat de direction, Gestion administrative, Support à l'action managériale, ou équivalent ;
• Une expérience préalable en assistanat de direction d'au moins 5 ans est appréciée ;
• La connaissance du fonctionnement des organisations professionnelles et/ou du milieu institutionnel et politique (cabinet, ministère...) serait un atout important.

Particularités du poste en organisation professionnelle

• Travail au contact d'élus, chefs d'entreprises, partenaires privés et publics ;
• Alternance entre tâches d'organisation quotidienne et suivi de dossiers << institutionnels >> ;
• Pic d'activité au moment des instances statutaires et autres événements ;
• Niveau élevé de confidentialité dans les échanges au sein de l'équipe et avec les Elus et/ou les Membres Adhérents.

Conditions d'emploi

• Type de contrat : CDD
• Durée du contrat : 7 mois : juin à décembre 2026 (en soutien à l'activité durant un congé maternité)
• Durée de travail : 35h hebdomadaires
• Rémunération : à négocier, d'après expérience
• Télétravail : 2 jours par semaine à l'issue d'une période d'essai concluante
• Avantages salariaux :
  • Prise en charge Employeur à 100% du titre de transport ;
  • Complémentaire Santé ;
  • Tickets Restaurant.