GESTIONNAIRE INSTANCES F/H - Journalisme, édition (H/F)

Descriptif du poste

Le/la gestionnaire assure l'organisation, la préparation et le suivi administratif des instances métropolitaines (Commissions, Bureaux et Conseils de la Métropole).

Préparation et organisation des instances métropolitaines

• Assurer la préparation, l'organisation et le suivi, dématérialisé ou non, des séances des instances métropolitaines.
• Veiller au respect des calendriers institutionnels et des échéances réglementaires.
• Relancer les directions afin que les dossiers soient prêts dans les délais.
• Veiller au respect des procédures internes.
• Étudier les dossiers afin d'assurer de préparer les réunions de préparation des instances avec les directions et assurer le compte-rendu et le reporting de ces réunions auprès des directions concernées.
• Conduire l'ensemble des étapes de préparation des séances délibérantes.

Gestion administrative et juridique des actes

• Assurer la gestion administrative des actes (suivi sur un logiciel dédié, accompagnement des services dans leur élaboration, relances si nécessaire).
• Vérifier la complétude des pièces annexes.
• Transmettre les actes administratifs au contrôle de légalité et le cas échéant les notifier.
• Assurer la ventilation et le suivi des actes après envoi au contrôle de légalité.
• Gérer la publication des actes administratifs.
• Gérer les actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions et leurs documents annexes).
• Garantir la complétude et la conformité des documents produits.
• S'assurer auprès des directions opérationnelles de la signature des actes.
• Tenir à jour le registre des actes administratifs.
• Assurer le suivi administratif des délibérations et de leurs annexes auprès des directions de la collectivité.

Organisation matérielle et accompagnement des séances

• Élaborer et transmettre les convocations et les ordres du jour aux élus.

Vos compétences à partager

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'intercommunalité (notamment en Île-de-France).
• Maîtrise du cadre réglementaire et des processus administratifs.
• Connaissance des règles de fonctionnement des instances.
• Techniques de rédaction administrative.
• Contribution au bon fonctionnement de la Direction et à l'atteinte de ses objectifs.
• Force de proposition et capacité à rendre compte.
• Travail en transversalité avec les services.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Maîtrise du logiciel Adel appréciée.
• Rigueur et sens de l'engagement.
• Autonomie et proactivité.
• Esprit d'équipe et capacité de coopération.
• Bon relationnel et pédagogie.
• Disponibilité.

Conditions d'accès au poste

• Niveau d'étude souhaité : Baccalauréat ou BTS dans le domaine administratif et/ou juridique.
• Catégorie B ou C - Filière administrative, cadre d'emplois des rédacteurs ou des adjoints administratifs.
• Expérience souhaitée au sein d'une collectivité territoriale sur des missions similaires (minimum 1 an).

Pourquoi nous ?

Travailler à la Métropole du Grand Paris c'est aussi bénéficier de nombreux avantages :

• Rythme de travail de 40h/semaine permettant de générer 2 jours de RTT/mois.
• Régime indemnitaire attractif et un CIA (prime) sur objectifs individuels et collectifs.
• Télétravail : jusqu'à 2 jours/semaine.
• Environnement de travail agréable et des locaux très bien équipés.
• Restauration inter entreprise et accès au restaurant municipal de la ville de Paris.