Description du poste
Missions principales
Sous la responsabilité du directeur du Collège, vous intégrerez le Collège Saint Jean à Sannois. Cet établissement mixte accueille environ 90 jeunes de la 5ème à la 3ème (11-16 ans). Il s'agit d'un établissement privé sous contrat avec l'État, doté d'une section sportive football et d'infrastructures adaptées. L'internat (garçons uniquement) et la demi-pension sont possibles, avec 7 classes à effectifs réduits.
Assistanat de direction
- Organisation des réunions
- Rédaction de courriers, notes internes, informations hebdomadaires et comptes rendus de réunions à la demande du Directeur d'Établissement (DE)
- Gestion du courrier
Gestion des Admissions
- Rédaction et envoi des réponses suite aux admissions
- Gestion des demandes d'admission (réception, prise de rendez-vous, suivi des inscriptions)
- Gestion des demandes de transfert des dossiers scolaires (y compris bourses)
- Transmission des dossiers scolaires et exéats aux nouveaux établissements
- Gestion des dossiers d'inscription (suivi, relance) et saisie dans les logiciels (Charlemagne et Siècle)
Gestion administrative des élèves
- Mise à jour et archivage des dossiers
- Édition des certificats de scolarité
- Gestion des dossiers de demandes de bourses
- Rédaction de divers courriers (familles, inspection académique, convocations, absences)
- Information de la DSDEN des exclusions définitives et mesures d'aménagement
- Gestion et transmission des conventions de stage (DIRECCTE, inspection académique)
- Suivi des orientations des élèves en lien avec le Directeur
- Inscription des élèves aux examens et saisie des notes
Gestion administrative des enseignants (en lien avec le Rectorat de Versailles)
- Rédaction des PV d'installation et envoi au rectorat
- Gestion des dossiers administratifs des enseignants (lien avec le rectorat et le service RH)
- Suivi des arrêts maladie ou absences
- Lien avec la DDEC pour trouver des remplaçants
- Saisie des HSE (heures supplémentaires, Pacte...) pour la paie Éducation Nationale (Module ASIE dans STS)
- Saisie de la mise en paiement des enseignants (logiciel STS)
- Saisie pour la DDEC (enquête effectifs)
- Saisie des formations enseignants sur FORMIRIS
- Fourniture des justificatifs de formation des enseignants à l'Assistant(e) RH
- Veille et diffusion des circulaires académiques auprès du DE
Tâches diverses
- Répondre aux enquêtes en cours d'année (Rectorat, Académie, Fondation, DDEC...) en lien avec le Directeur
- Soutien administratif pour l'Internat Éducatif et Scolaire
Nos avantages
- Télétravail partiel jusqu'à 2 jours/semaine
Votre profil
- Titulaire d'un BTS Assistant de Direction ou équivalent
- Expérience significative et réussie dans le domaine administratif
- Connaissance du fonctionnement d'un collège
- Autonomie, écoute, capacité de reformulation
- Discrétion et confidentialité
- Rigueur, réactivité, organisation
- Gestion des échéances et maîtrise des outils de pilotage numériques
- Sens de la communication, aisance téléphonique, esprit d'équipe
- Maîtrise des outils bureautiques
- Adhésion au projet de l'établissement, aux valeurs d'Apprentis d'Auteuil et à son projet éducatif.