Assistante de direction en Ets scolaire Collège Saint Jean (H/F)

Missions principales

Sous la responsabilité du directeur du Collège, vous intégrerez le Collège Saint Jean à Sannois. Cet établissement privé sous contrat accueille environ 90 élèves (11-16 ans) en classes à effectifs réduits, avec une section sportive football et des infrastructures adaptées. L'accueil en internat (garçons uniquement) ou en demi-pension est possible.

Assistanat de direction

• Organisation des réunions
• Rédaction de courriers, notes internes, informations hebdomadaires et comptes rendus de réunions à la demande du Directeur d'Établissement (DE)
• Gestion du courrier

Gestion des admissions

• Rédaction et envoi des réponses suite aux admissions
• Gestion des demandes d'admission (réception, prise de rendez-vous, suivi des inscriptions)
• Gestion des demandes de transfert des dossiers scolaires (y compris bourses)
• Transmission des dossiers scolaires et exéats aux établissements d'accueil
• Gestion des dossiers d'inscription (suivi, relance) et saisie dans les logiciels (Charlemagne, Siècle)

Gestion administrative des élèves

• Mise à jour et archivage des dossiers
• Édition des certificats de scolarité
• Gestion des dossiers de demandes de bourses
• Rédaction de courriers divers (familles, Inspection académique, convocations, absences injustifiées)
• Information à la DSDEN des exclusions définitives et mesures d'aménagement
• Gestion et transmission des conventions de stage (DIRECCTE, Inspection académique)
• Suivi des orientations en lien avec le Directeur
• Inscription aux examens et saisie des notes

Gestion administrative des enseignants (en lien avec le Rectorat de Versailles)

• Rédaction des PV d'installation et envoi au rectorat
• Gestion des dossiers administratifs des enseignants (lien avec le rectorat et le service RH)
• Suivi des arrêts maladie et absences
• Lien avec la DDEC pour trouver des remplaçants
• Saisie des HSE (heures supplémentaires, Pacte...) pour la paie (Module ASIE dans STS)
• Saisie de la mise en paiement des enseignants (logiciel STS)
• Saisie pour la DDEC (enquête effectifs)
• Saisie des formations enseignants sur FORMIRIS ; fourniture des justificatifs de formation à l'Assistant(e) RH
• Veille et diffusion des circulaires académiques auprès du DE

Tâches diverses

• Réponse aux enquêtes annuelles (Rectorat, Académie, Fondation, DDEC...) en lien avec le Directeur
• Soutien administratif pour l'Internat Éducatif et Scolaire

Nos avantages

• Télétravail partiel (jusqu'à 2 jours/semaine)

Votre profil

• Titulaire d'un BTS Assistant de Direction ou équivalent
• Expérience significative et réussie dans le domaine administratif
• Connaissance du fonctionnement d'un collège
• Autonomie, forte capacité d'écoute et de reformulation
• Discrétion et confidentialité
• Rigueur, réactivité et organisation
• Maîtrise des outils de pilotage numériques
• Sens de la communication, aisance téléphonique et esprit d'équipe
• Maîtrise des outils bureautiques
• Adhésion au projet de l'établissement, aux valeurs d'Apprentis d'Auteuil et à son projet éducatif.