Gestionnaire Administratif de Parcours h/f

RESPONSABILITÉS

Le GAP << licences et master Psychologie >> est garant du suivi administratif de la candidature et de l'inscription de tous les étudiants entrant en formation de licences ou en master psychologie, depuis leur candidature jusqu'à leur titularisation. Il a la charge de veiller, sous la responsabilité du chef de service de la scolarité de l'INSPÉ, à récolter et à traiter les données administratives et à paramétrer les différents logiciels tout au long de la scolarité.

Activités principales

1°) Veiller à la légitimité administrative des candidatures pour tous les parcours Licences et master psychologie de l'INSPÉ :

• Vérifier les dossiers sur << parcoursup >>, << e-CANDIDAT >> et << Mon master >> :
  • Accuser réception électroniquement de toutes les candidatures.
  • Collationner les dossiers de chacune des candidatures.
  • Réclamer le cas échéant aux candidats les documents complémentaires, les précisions, voire les corrections utiles.
  • Suivre et veiller à la fabrication, aux ajouts et corrections des dossiers rédigés par les candidats.
• Savoir coordonner les dossiers de candidature aux << Responsables Pédagogiques >> (RP) pour avis finals à l'intégration à l'INSPÉ.

2°) Finaliser les inscriptions des candidats ayant obtenu un avis favorable des RP :

• Valider administrativement les candidatures ayant eu un avis favorable.
• Envoyer par courriel la procédure d'inscription administrative à chacun des candidats pour confirmer leur engagement.
• Achever administrativement l'inscription des candidats.
• Incrémenter le logiciel << APOGÉE >> de toutes les inscriptions finalisées.
• Éditer les cartes d'étudiants et les certificats de scolarité des candidats admis à l'INSPÉ.

3°) Accompagner et garantir les stages en situation des étudiants de l'INSPÉ :

• Éditer l'acte administratif appelé << convention de stage >> pour chaque étudiant devant satisfaire au stage pratique prévu dans la maquette de formation.

4°) Préparer les jurys (vérification des tableaux de notes).

5°) Organisation des CSST, suivi, prise de notes et compte-rendu.

Toutes missions du service en cas de pics d'activités et remplacement en cas d'absence de son binôme.

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences

• Connaître le système éducatif, l'organisation des études du système universitaire et la réglementation des masters.
• Connaître l'organisation et le fonctionnement de CYU et de l'INSPÉ de l'académie de Versailles.
• Connaître les logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, Outlook,...) et de gestion (APOGÉE, COMPAS, e-CANDIDAT, Mon Master).
• Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en fonction des priorités.

Qualités

• Savoir travailler en équipe et détenir le sens de la communication.
• Faire preuve de réactivité, d'adaptabilité et d'autonomie.
• Être ponctuel.
• Être disponible, notamment pour répondre aux questionnements des interlocuteurs.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• 📆 Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires (détachement) et non titulaires.
• ⏳ CDD de 1 an renouvelable.
• 🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an.
• 🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun.
• 💻 Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après période d'essai).
• 🎓 Politique de formation interne développée.
• 📍 Poste basé à Saint Germain en Laye.
• 🌟 Offre sportive, culturelle et amicale du personnel.