Assistant·e en gestion administrative (H/F)

Responsabilités

Vous serez affecté·e au sein de la Direction de la Recherche. Rattaché·e à la Directrice de la Recherche et en lien avec le Chargé d'aide au pilotage de la recherche, vous assurerez des missions de gestion administrative, réglementaire et organisationnelle en interaction avec les laboratoires, services de l'établissement, écoles doctorales et partenaires institutionnels.

Responsabilité administrative des études doctorales

• Assurer la gestion administrative et le suivi des doctorant·es.
• Instruire les dossiers de cotutelle et assurer le suivi des conventions associées.
• Mettre en œuvre les conventions de reversement avec les partenaires publics.
• Accompagner le Pôle scolarité dans le traitement des situations particulières et des dossiers complexes.
• Assurer l'instruction des contrats doctoraux et des dossiers de soutenance.
• Coordonner les demandes de confidentialité, d'embargo ou de huis clos.
• Exercer le rôle de référent·e ADUM.
• Assurer un soutien administratif aux instances du Collège Doctoral de l'Université de Toulouse.

Fonctionnement de la Direction de la Recherche

• Participer à l'élaboration et au suivi du budget de la direction.
• Produire tableaux de bord, indicateurs, bilans et statistiques.
• Alimenter les bases de données et contribuer aux enquêtes institutionnelles ainsi qu'au rapport d'activité.
• Exercer le rôle de référent·e RNSR.
• Participer à l'amélioration des procédures et outils de gestion.
• Assurer une veille réglementaire et la gestion administrative courante de la direction.

Organisation de réunions et soutien à la politique de la recherche

• Organiser les réunions et instances : planification, convocations, préparation des supports, comptes rendus et suivi des actions.
• Assurer la coordination logistique de la Direction de la Recherche.

Interface avec les autres services et organismes

• Assurer les relations avec les laboratoires, écoles doctorales, partenaires et services de l'établissement.
• Informer, conseiller et accompagner les interlocuteurs dans leurs démarches.

Communication

• Diffuser les appels à projets scientifiques auprès des personnels de recherche.
• Participer à l'élaboration des supports de communication et à l'organisation des événements de la Direction de la Recherche et du Conseil Scientifique.
• Assurer la circulation de l'information entre les services et les partenaires externes.

Ces missions pourront évoluer en fonction des besoins et de l'organisation de la Direction de la Recherche.

Profil recherché

De formation initiale niveau + 3 ou supérieure, vous bénéficiez d'une expérience dans le domaine de la gestion administrative dans l'enseignement supérieur et la recherche. Reconnu·e pour votre sens de l'organisation et votre forte capacité d'adaptation, votre capacité à travailler en équipe associée à votre réactivité seront des atouts déterminants.

Compétences et connaissances attendues

• Connaissances : Objectifs et projets de l'établissement, techniques de management, gestion des groupes et des conflits, organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche, politique de la recherche et de l'innovation, droit public, droit des contrats, environnement et réseaux professionnels, méthodologie de conduite de projet, techniques d'élaboration de documents, connaissances budgétaires générales, application des finances publiques, techniques de communication, ressources humaines, anglais (B2).
• Compétences opérationnelles : Réaliser des synthèses, rédiger des rapports, conduire des entretiens, déléguer et évaluer, encadrer une équipe, prévenir les conflits, élaborer des éléments de langage, concevoir des tableaux de bord.
• Compétences comportementales : Rigueur, fiabilité, réactivité, sens relationnel.

Contrat et conditions

• Type de contrat : CDD de 12 mois (période d'essai de 2 mois).
• Date de début : 1er septembre 2026.
• Rémunération : Selon la grille de la fonction publique (assistant·es ingénieur·es), reprise d'ancienneté.
• Temps de travail : 37h30 hebdomadaires.
• Congés : 45 jours + RTT.
• Avantages : Dispositif de formation, conditions de travail attractives, possibilité de temps plein sur 4,5 jours, télétravail (jusqu'à 2 jours/semaine), protection sociale complémentaire (prise en charge 50%), forfait mobilité durable.