Assistant.e polyvalent.e (H/F)

Missions principales

Secrétariat administratif

• Organisation des processus internes
• Gestion du courrier et des sollicitations
• Accueil téléphonique et physique
• Préparation et suivi des conseils d'administration
• Appui administratif global
• Soutien aux actions (relectures, envois, organisation d'événements, déplacements, suivi des legs)

Appui comptable

• Assistance à la co-direction sur les tâches de gestion
• Transmission et archivage des pièces comptables
• Lien avec le prestataire comptable

Assister la Présidence, le Secrétariat général et la co-direction

• Organisation logistique des conseils d'administration
• Assistance à la Présidence, au Secrétariat général et à la co-direction dans leurs relations institutionnelles

Gestion logistique et prestataires

• Suivi des fournitures
• Relations avec les prestataires
• Gestion du matériel et participation à l'entretien des locaux dans une démarche cohérente avec les valeurs écologiques de la Fondation

Documentation et archives

• Organisation, tri et valorisation de la documentation
• Relations avec les Archives nationales
• Appui aux recherches internes sur l'histoire et les actions de la Fondation

Profil recherché

• Minimum 4 ans d'expérience dans des postes d'assistant.e polyvalent.e au sein de structures associatives et/ou de fondations.
• Formation ou expérience requise : formation Bac + 2 ou 3 (BTS ou BUT) en sciences de gestion ou en assistance de direction

Compétences attendues

• Maitriser les outils informatiques de base logiciel (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
• Capacité à maitriser une arborescence sur Serveur informatique des fonctions Secrétariat
• Savoir composer un logigramme pour rendre visible les étapes d'un process
• Maitriser la pratique orale et écrite de l'anglais
• Organiser des plannings

Connaissances et expériences attendues

• Intérêt pour les mutations de la société, les résistances et alternatives écologiques et démocratiques en France et à l'international
• Compréhension des enjeux administratifs liés aux fondations et aux associations

Qualités du/de la candidat.e

• Organisation
• Capacité d'écoute et d'analyse de l'environnement de travail
• Aisance orale
• Excellente orthographe et aisance à reformuler des écrits
• Capacité à travailler en équipe
• Autonomie et créativité
• Polyvalence, adaptabilité
• Sens de la rigueur, de l'anticipation et de la gestion des délais et des priorités
• Sens critique, discernement

Langues demandées

• Anglais courant

Conditions

• CDI à temps partiel (60 à 80%, à définir).
• Poste basé à Paris, avec possibilité de télétravail (6 à 8 jours/mois) après 6 mois d'ancienneté.
• Prise de poste souhaitée : début juillet 2026.
• Rémunération selon profil + tickets restaurant, mutuelle (prise en charge 60%), transport (75%).

Merci d'adresser CV et lettre de motivation avant le lundi 4 mai à 8h à : [email protected]. Seules les candidatures envoyées à cette adresse seront étudiées. Un tuilage de deux à trois semaines avec l'actuelle titulaire est souhaité. Le poste vise à assurer le bon fonctionnement du secrétariat et des activités administratives, ainsi qu'à appuyer la Présidence, le Secrétariat général et la co-direction dans l'exercice de leurs missions. L'assistant-e intégrera une équipe de 6 salarié-e-s (codirection, chargé-e-s de programme, communication) et sera placé-e sous la responsabilité hiérarchique directe de la co-direction.