Administrative Assistant - (F/M)

Présentation de l'entreprise

Créée en 2009, ESSP est une entreprise jeune et dynamique, prestataire de services paneuropéen, certifiée par l'EASA (Agence européenne de la sécurité aérienne) pour fournir des services critiques en matière de sécurité. Notre mission est d'exploiter et de fournir des services de communication, de navigation et de surveillance (CNS), dont le principal est le service EGNOS (European Geostationary Navigation Overlay Service), pour le compte de l'EUSPA (Agence de l'Union européenne pour le programme spatial).

• Vidéo institutionnelle ESSP
• Carrières chez ESSP

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour apporter un soutien administratif aux unités System Operations (SOU) et Compliance Management (CMU). Pour ces activités, nous recherchons une personne ayant au moins 2 ans d'expérience avec un très bon niveau d'anglais (minimum B2).

Vos principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif général aux unités SOU & CMU :
  • Archivage, classement, photocopies, création de CD et livraison aux partenaires externes, mise en forme de courriers, gestion du courrier, relations avec les entités hôtes, etc.
  • Organiser la logistique liée aux réunions programmées par le personnel (réservation de salles, visioconférence, pauses café, pots de départ, etc.).
  • Rapporter les frais de déplacement des membres des unités.
  • Gérer les fournitures de bureau des unités.
  • Tenir à jour les répertoires des partenaires externes pour l'unité.
• Fournir un soutien logistique pour les besoins spécifiques des unités opérationnelles, tels que les expéditions d'équipements techniques vers les différents pays avec lesquels ESSP travaille, notamment :
  • Assurer les exportations et importations d'équipements techniques.
  • Surveiller et assurer l'interface avec les sites.
  • Suivre la facturation.
• Organiser la collecte et la consolidation des contributions internes des unités SOU & CMU pour les rapports mensuels dus aux clients.
• Appliquer le processus de fourniture de badges d'accès aux locaux d'ESSP à Toulouse.
• Coordonner la maintenance de la liste des actifs EGNOS à inclure dans l'outil de gestion de configuration (GLPI).
• Contrôler toutes les notes de frais des employés des unités SOU & CMU, et signaler toute non-conformité au responsable d'unité ou au chef de département pour validation, avant transmission à l'équipe financière.
• Assurer le support aux utilisateurs de Notilus (voyages et frais).
• Assurer le support à l'organisation des astreintes.
• Organiser la collecte et la mise à jour des contributions des unités SOU & CMU pour l'Intranet ESSP.
• Gérer les feuilles de temps (gestion du temps) de tous les employés en France (en collaboration avec l'Assistant(e) de Direction).
• Mener l'ODP ("Opérations Diverses de Paie") mensuelle en assurant la conformité des feuilles de temps enregistrées par les employés tout en respectant le planning.

Profil recherché

• Autonome, organisé(e) et dynamique.
• Flexible, capable de s'intégrer dans une petite organisation dynamique.
• Capacité à travailler en équipe.
• Capacité à respecter les délais, rigoureux(se) et précis(e).
• Adaptabilité aux outils internes.
• Bon niveau d'anglais (B1-B2) - CECRL.
• Bonne maîtrise de MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
• Expérience dans le domaine de la logistique internationale.

Informations Ressources Humaines

• Le 1er entretien est mené par le manager direct du poste (entretien technique).
• Le 2ème entretien est mené par le département RH.

Éléments de rémunération

• Variable : primes sur objectifs.
• Intéressement.
• Télétravail : jusqu'à 2 jours/semaine.
• Tickets Restaurant (carte).
• Mutuelle familiale.
• Forfait Mobilités Durables : remboursement des trajets domicile/travail en covoiturage ou à vélo.
• Remboursement de 75 % de l'abonnement aux transports en commun.

Veuillez envoyer votre dossier de candidature uniquement par e-mail à l'adresse suivante : [email protected]

• Lieu de travail : Toulouse (France)
• Type de contrat : Temps plein - CDI

ESSP s'engage en faveur de la diversité culturelle, de l'égalité des genres et de l'emploi des travailleurs handicapés.