Assistant / Assistante Administration des Ventes H/F

À propos de Dalkia Air Solutions

Dalkia Air Solutions, filiale de Dalkia spécialisée dans la production, le traitement et la distribution d'air comprimé, d'azote et d'air respirable, propose des solutions fiables et adaptées aux environnements les plus complexes. Nous nous engageons dans l'accompagnement et l'amélioration continue de la performance énergétique de nos clients.

Dalkia Air Solutions recherche un(e) Assistant(e) Administration des Ventes H/F.

Rattaché(e) à la Responsable ADV, votre mission principale sera la gestion des dossiers de vente, de la réception des commandes à la facturation client, en passant par l'approvisionnement fournisseurs. Vous serez l'interface clé entre les clients, les fournisseurs, les services internes (commercial, technique, comptable) et les intervenants externes (transporteurs, etc.).

Vos missions

Gestion clients

• Réception et validation administrative des commandes clients, et diffusion aux services concernés.
• Saisie des commandes clients dans Open ERP.
• Validation des prospects.
• Vérification de la conformité des commandes clients avec l'offre Dalkia Air Solutions.
• Suivi de la facturation des projets DTGP en lien avec les équipes dédiées.
• Suivi de la facturation des contrats de maintenance et de la DOP en lien avec les équipes dédiées.
• Transmission des documents administratifs aux clients.
• Préparation des dossiers administratifs de candidatures et d'appels d'offres (DC 1, DC 2, DC 3).
• Gestion du prévisionnel de facturation mensuel en collaboration avec les équipes opérationnelles.
• Suivi et gestion des litiges clients.

Gestion fournisseurs

• Création des fournisseurs dans l'ERP (ouverture de compte).
• Saisie et envoi des commandes fournisseurs pour la DOP, la DTGP ainsi que les contrats de maintenance.
• Suivi des commandes fournisseurs (relance des accusés de réception, vérification du respect des délais).
• Saisie des factures sur le logiciel ELO / avoirs fournisseurs.
• Vérification de la conformité des factures saisies.
• Gestion des demandes d'avoir et remplissage du tableau dédié.
• Suivi et gestion des litiges fournisseurs.

Autres missions

• Gestion de la boîte mail ADV.
• Gestion du standard téléphonique de l'agence.
• Gestion du courrier de l'agence (envoi des accusés de réception, etc.).
• Gestion des fournitures de bureau.
• Rédaction de courriers divers.
• Archivage de l'ensemble des documents de l'agence.

Ce que nous offrons

Rejoindre Dalkia Air Solutions, c'est aussi bénéficier de conditions de travail avantageuses :

• Tickets restaurant.
• Possibilité de télétravail (1 jour par semaine).
• Accord de participation et accès au plan d'épargne groupe EDF.
• Dès 3 mois d'ancienneté, 1,5 jours par an offerts pour de l'ambassadorat scolaire ou des missions associatives.
• 1 jour enfant malade par an.
• Comité Social et Économique (CSE) actif (chèques vacances et cadeaux via la plateforme LEETO).
• Dispositif de soutien psychologique en lien avec le groupe EDF.