Assistant Administratif Polyvalent (H/F)

Présentation du poste

L'assistant administratif Polyvalent Staff/DTN (F/H) est un maillon important à l'organisation et au bon fonctionnement de la FFRS. Il (elle) sera impliqué(e) dans la gestion administrative de tous les dossiers relatifs aux activités : Commissions Formation, Validation des acquis et gestion du PSF. Il/Elle aura comme interlocuteurs les licenciés, les clubs, les comités départementaux, régionaux et les élus fédéraux.

Mots clefs

• Organisation
• Support de communication
• Logistique des événements
• Reporting
• Gestion d'agenda

Activités

Administration générale

• Gestion réservations restaurants, hôtels, buffets pour les instances statutaires fédérales (Framadate, présences, etc.) et des regroupements collectifs des salariés.
• Courrier accueil et transmissions destinataires.
• Standard.
• Notes de frais des membres du Comité Directeur, du Bureau.
• Gestion de la boite mail accueil.
• Commandes Fiducial, Auchan, produits hygiène.
• Assemblées Générales en binôme avec la Responsable Administrative.
• Mise en page courriers et documents des membres du Comité Directeur (autres que Président et Secrétaire Général).
• Dossier distinctions.

Champ Formation / Validation des Acquis

• Suivi des dossiers validation des acquis : contrôle, collecte d'informations complémentaires, courriers, diplômes, inscriptions sur livrets.
• Logistique, participation et secrétariat de la Commission Formation et Validation des Acquis.
• Préparation des documents avant instruction des aides fédérales liées au PSF.
• Dépôt des documents sur Zeendoc et envoie des courriers.
• Administration complète des formations distantielles de JS World.
• Administration des stages d'instructeurs fédéraux (convocation).

Rattachement hiérarchique

• Directeur Général.
• Président de la Fédération.

Profil

Diplômes requis

Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI.

Expérience

Une expérience minimum de trois ans en assistanat est souhaitée. La connaissance du fonctionnement d'une association serait un plus.

Compétences requises

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Suite Office notamment).
• Capacité de travail en réseau.
• Qualités rédactionnelles.
• Clarté d'expression écrite et orale.
• Bonne connaissance du milieu institutionnel.

Aptitudes professionnelles

• Dynamisme, organisation, polyvalence.
• Autonomie rapide, sens du service, esprit d'initiative.
• Discrétion, aisance relationnelle, esprit d'équipe.
• Capacité à travailler dans des délais contraints et à prioriser.

Temps de travail

• Temps complet 35h par semaine.
• Horaires envisagés (9h-12h / 13h-17h).
• Possibilité de Télétravail 2 jours par semaine (lundi et vendredi).

Rémunération

• Poste classifié E - 325 / Employé de la Convention Collective ECLAT.
• Rémunération brute mensuelle : 2 321€ sur 13 mois soit 30 173 € annuels bruts.
• Valorisation de l'expérience en sus.
• PEE avec abondement employeur de 300%.
• Participation aux frais de transport en commun à hauteur de 50%.
• Prise en charge de la Mutuelle par l'employeur à hauteur de 80%.
• Indemnité de télétravail forfaitaire mensuelle de 22€.

Poste à pourvoir immédiatement.