Description du poste :
Basé.e à Paris et rattaché.e à un directeur adjoint, j'intègre la direction management de projet du groupe AREP - un collectif de plus de 300 personnes aux multiples compétences, qui accompagne et conseille les maîtrises d'ouvrage à toutes les étapes d'une opération.
Mes missions consisteront notamment à :
Gérer le suivi administratif et financier des affaires (contrats) :
- Création des affaires et relecture des offres, établissement des devis (clients et coûts objectifs), et pilotage de leur circuit de signature via DocuSign.
- Assurer le suivi des affaires dans l'outil de gestion Akuiteo (saisie des avancements, relances clients, préparation des points mensuels avec le contrôle de gestion).
Organiser l'assistance à la Direction :
- Planification et coordination logistique des réunions (réservations de salles, convocations, rédaction des comptes-rendus).
- Gestion des déplacements (réservations de billets, hôtels) et des commandes de fournitures.
Faciliter l'accueil et l'intégration des collaborateurs :
- Création des comptes collaborateurs et supervision de leurs besoins logistiques (badges, cartes de visite, EPI).
- Mise à jour des listes des collaborateurs et managers.
Contribuer à la communication interne/externe et aux relations clients :
- Participation au comité de communication de la direction et amélioration des supports et outils (fiches références, mise à jour du mailing clients).
- Accompagnement des enquêtes de satisfaction et suivi de la facturation des frais de déplacement.
Participer activement au réseau des assistants.es AREP :
- Partage des bonnes pratiques et diffusion des informations clés au sein du groupe.
Contribuer à l'optimisation des outils et processus :
- Adaptation des tableaux de suivi aux besoins des utilisateurs.
- Intégration des retours d'audits AFNOR pour améliorer les routines de la Direction.
Description du profil :
Ce poste est fait pour moi si :
- J'ai au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire, idéalement dans un environnement complexe (BTP, ingénierie ou secteur connexe).
- Je maîtrise parfaitement les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et collaboratifs (Teams, SharePoint), ainsi qu'un ERP (Akuiteo ou équivalent).
- Je connais les processus administratifs et financiers (facturation, suivi budgétaire, gestion des contrats).
- Mon sens de l'organisation, ma rigueur et mon respect des délais sont des atouts clés dans mon quotidien.
- J'ai des qualités rédactionnelles et une aisance relationnelle, avec un sens du service marqué.
- Je fais preuve de discrétion, d'esprit d'équipe et d'adaptabilité, tout en étant proactif.ve et force de proposition.
- Je souhaite m'investir dans une dynamique collective, au sein d'un groupe fortement mobilisé sur les enjeux écologiques. Je souhaite m'épanouir dans un rôle polyvalent et transverse au cœur d'une direction dynamique.
Mes avantages :
- Jusqu'à 2 jours de télétravail par semaine
- 23 jours de RTT (dont 12 monétisables) en plus de mes 25 jours de congés payés
- Un 13ème mois
- Des primes de participation et d'intéressement
- Un forfait mobilité durable avec prise en charge de 80% de mes dépenses de transport domicile-travail
- Des dispositifs d'épargne salariale : PEE, Perco avec abondement
- Des dispositifs santé/prévoyance performants
- Une carte tickets restaurant
Date de prise de poste envisagée : dès que possible à partir de juin 2026.
Nos locaux sont actuellement situés à Porte d'Ivry (Paris 13), à proximité des métros 7 et 14 et du tram T3a. Un déménagement est prévu à l'automne 2026 vers de nouveaux locaux à Pantin (93), accessibles via le métro 5 et le RER E.
Chez AREP, chaque talent compte. Dans le cadre de nos engagements en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion, nos offres sont ouvertes à tous types de profils dès lors qu'ils disposent des compétences requises. Ainsi, en cas de besoin à votre arrivée, vous pouvez être accompagné.e par un référent handicap et bénéficier des aménagements nécessaires et d'un suivi personnalisé.
Description de l'entreprise :
Fondé en 1997, le groupe AREP réunit de multiples compétences : en architecture au travers de sa société d'architecture AREP Architectes, en urbanisme, design, ingénierie, programmation, flux, conseil et management de projet. Avec ses filiales en France et à l'international, le groupe apporte des réponses concrètes aux enjeux de l'urgence écologique par sa démarche EMC2B. Il contribue à la recherche, au débat public et à l'évolution des pratiques par ses publications, notamment sa revue POST. Implanté en France et à l'international, le groupe AREP compte plus de 1000 collaborateurs avec 40 nationalités différentes.
