Nous recherchons, pour un CDI basé au sein du Palais des Congrès de Paris (75017), un(e) :
Mission
Rattaché(e) à la Directrice Adjointe de site, vous assistez les chefs de projets dans leur travail au quotidien lié à l'organisation des manifestations.
Vos missions principales sont les suivantes :
- Prendre en charge les tâches administratives relatives à la gestion des dossiers clients : chiffrage des prestations demandées, établissement de devis clients, saisie dans l'outil MAGIC pour établissement de la fiche technique, envoi et suivi des retours des dossiers préfecture, de documents administratifs à destination des clients,
- Organiser et participer aux réunions, rédaction de comptes rendus,
- Réceptionner, analyser et traiter les demandes clients,
- Préparer la clôture des dossiers : centralisation des éléments de facturation, préparation de la facturation, suivi des retours des questionnaires qualité,
- Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus.),
- Le cas échéant, établir pour validation différents plannings (vacataires, assistantes, montes charges.) et en assurer la diffusion,
- Assurer le classement et l'archivage,
- Assurer les permanences durant les périodes d'exploitation, réceptionner les demandes clients et les traiter,
- Le cas échéant, supervisé(e) par un chef de projets, prendre en charge certains dossiers clients : recueil des besoins, établissement des devis clients et des fiches techniques et accompagnement du client.
Les missions précitées ne sont pas exhaustives et restent évolutives.
Profil recherché
De formation Bac +2/+3 avec une spécialisation en évènementiel et/ou en gestion de projets, vous êtes habitué(e) à travailler en mode projet.
Autonome, vous êtes doté(e) d'un excellent sens de l'analyse et des qualités relationnelles vous permettant de vous adapter à des interlocuteurs variés. Impliqué(e) et réactif(ve), votre capacité d'adaptation vous permet de faire face aux imprévus et de gérer vos priorités.
Vous justifiez minimum d'un anglais courant et maîtrisez les outils bureautiques.
Avantages et conditions
- Prise en charge du pass navigo à hauteur de 70%
- Tickets restaurant de 10€, avec 6€ pris en charge par Viparis
- Forfait de télétravail de 10 jours par mois pour les postes éligibles
- 25 jours de CP + JRTT
- Prime de vacances (pour les CDI)
- Prime de frais de garde
- Plus 2 semaines de congé maternité
- Maintien de salaire pendant le congé de paternité/coparentalité dès 1 an d'ancienneté
- Couverture des frais de santé et prévoyance, en formule individuelle ou familiale, par la mutuelle de l'entreprise
- Subrogation pour les indemnités journalières de maladie dès le 1er jour
Chez Viparis nous encourageons la diversité et l'inclusion dans notre milieu de travail. Nous sommes un employeur ouvert à tous.