Assistant Chef de Projets Evénementiel H/F

Présentation du poste

Nous recherchons, pour un CDI basé au sein du Palais des Congrès de Paris (75017), un(e) Assistant(e) Chef de Projets.

Rattaché(e) à la Directrice Adjointe de site, vous assistez les chefs de projets dans leur travail au quotidien lié à l'organisation des manifestations.

Missions principales

• Prendre en charge les tâches administratives relatives à la gestion des dossiers clients : chiffrage des prestations, établissement de devis, saisie dans l'outil MAGIC, suivi des dossiers préfecture et documents administratifs.
• Organiser et participer aux réunions, rédaction de comptes rendus.
• Réceptionner, analyser et traiter les demandes clients.
• Préparer la clôture des dossiers : centralisation des éléments de facturation, préparation de la facturation, suivi des questionnaires qualité.
• Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus).
• Établir pour validation différents plannings (vacataires, assistantes, monte-charges) et en assurer la diffusion.
• Assurer le classement et l'archivage.
• Assurer les permanences durant les périodes d'exploitation, réceptionner les demandes clients et les traiter.
• Prendre en charge certains dossiers clients sous la supervision d'un chef de projets : recueil des besoins, établissement des devis et fiches techniques, accompagnement du client.

Les missions précitées ne sont pas exhaustives et restent évolutives.

Avantages

• Prise en charge du pass Navigo à hauteur de 70%.
• Tickets restaurant de 10€ (6€ pris en charge par Viparis).
• Forfait de télétravail de 10 jours par mois pour les postes éligibles.
• 25 jours de CP + JRTT.
• Prime de vacances (pour les CDI) et prime de frais de garde.
• Avantages liés à la parentalité (congé maternité, maintien de salaire congé paternité).
• Couverture santé et prévoyance (mutuelle entreprise).
• Subrogation pour les indemnités journalières de maladie dès le 1er jour.

Chez Viparis, nous encourageons la diversité et l'inclusion. Nous sommes un employeur ouvert à tous.

Profil recherché

• Formation Bac +2/+3 avec une spécialisation en événementiel et/ou en gestion de projets.
• Habitué(e) à travailler en mode projet.
• Autonome, excellent sens de l'analyse et qualités relationnelles.
• Impliqué(e), réactif(ve) et capacité d'adaptation face aux imprévus.
• Anglais courant et maîtrise des outils bureautiques indispensables.