Agent du bureau des mentions et livrets de famille (H/F)

Ville ouverte sur la mer, Nice est un territoire dynamique composé de plus de 340 000 habitants. Au cœur de la Métropole Nice Côte d'Azur depuis le 1er janvier 2012, la ville de Nice emploie près de 6 000 agents pour un budget annuel de l'ordre de 800 millions d'euros, lui permettant ainsi d'offrir à ses habitants un service public de proximité de qualité.

Contexte du recrutement et définition de poste

Vous rejoindrez le service État Civil et Titres d'Identité de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population. Ce service assure l'accueil du public et la gestion des rendez-vous, la délivrance des actes de l'état civil (actes dressés ou transcrits, reconnaissances), la gestion des cérémonies de mariage, baptême et PACS, ainsi que l'établissement de titres d'identité et de diverses formalités. Il collabore également avec les partenaires extérieurs tels que le Parquet, les entreprises de pompes funèbres, les hôpitaux, maternités ou généalogistes. Chaque jour, vous contribuerez à accompagner les administrés dans des moments importants de leur vie, en facilitant leurs démarches et en offrant un accueil de qualité.

Le défi à relever ? Accueillir et informer le public, mettre à jour les actes d'état civil et les livrets de famille.

Vos missions au quotidien :

Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique du public et fournirez toutes les informations nécessaires.
Vous traiterez les formalités relatives aux mentions marginales sur les actes dressés à Nice : vous analyserez les documents reçus (avis de mention, jugements, actes de notoriété), les enregistrerez informatiquement et manuscritement sur les registres, établirez des avis de mentions extérieures, des courriers aux administrations, aux administrés et aux professionnels, ainsi que des demandes de rectification d'actes. Vous mettrez à jour les tableaux statistiques, effectuerez le classement et informerez régulièrement la hiérarchie de l'activité de la mission.
Vous assurerez également les formalités relatives à l'établissement ou à la mise à jour des livrets de famille : vous produirez les livrets à l'aide du logiciel SIECLE, recueillerez et saisirez les informations, contrôlerez les pièces, relirez les actes, gérerez les relations avec les autres mairies et administrés, et garantirez la complétude des livrets. Vous mettrez à jour les livrets existants, suivrez le tableau de suivi, effectuerez les statistiques, classerez les documents et informerez régulièrement la hiérarchie.
Vous répondrez aux mails de la boîte générique concernant les mentions et les livrets, et vous entretiendrez vos connaissances et procédures dans les domaines de la réglementation de l'état civil, de l'accueil et des applications informatiques.
Vous participerez occasionnellement à l'accueil du public et des généalogistes en assurant la surveillance et la sécurisation des registres en l'absence de l'archiviste : vous contrôlerez l'identité et l'habilitation des personnes, tiendrez une main courante pour la traçabilité et veillerez au respect de la réglementation concernant la consultation des registres et tables décennales.
Vous participerez aux cérémonies de mariage, y compris les permanences le samedi, et prendrez la parole en salle pour la lecture de l'acte.
Vous assurerez également l'accueil des usagers pour fournir des informations, prendre des rendez-vous et délivrer des actes ou formalités rapides.
Enfin, vous exercerez une polyvalence sur les missions au sein des différents services de la Direction et assurerez une polyvalence géographique selon les besoins.

Ce qu'il faut savoir sur le poste :

Cycle de travail : 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)
Permanence le samedi par roulement et les dimanches et jours fériés en cas de nécessité de service
Accès tramway Ligne 1 : Arrêt "Opéra-Vieille-Ville"
Possibilité de stationnement gratuit : NON

NBI : OUI Groupe RIFSEEP : 5 Temps partiel : NON Accessibilité PMR : OUI Travail en open-space : OUI Télétravail : OUI

Pourquoi nous ?

Rémunération dynamique comprenant une indemnité mensuelle de fonction dont le montant dépend du niveau de responsabilité, et qui est réexaminée chaque année pour tenir compte de l'expérience acquise. De plus, des primes sont versées deux fois par an en juin et en novembre, et un Complément Indemnitaire Annuel (CIA) vient reconnaître l'engagement particulier de nos collaborateurs.
39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
75% de prise en charge des transports et la possibilité de bénéficier du forfait mobilité durable.
Participation à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
Chèques vacances et culturels, avantages du comité d'œuvres sociales, accès gratuit aux musées et au Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
Tickets restaurant (valeur faciale 10 €), hors directions disposant d'une cantine.
Formations, ateliers de reconversion pour des perspectives d'évolution tout au long de la carrière et une école de management interne (Ecole des Cadres) offrant des parcours de bac+3 à bac+5.

Mais aussi pour :

Agir concrètement pour une ville plus verte et plus résiliente.
Une métropole qui innove (tout en étant classée au patrimoine mondial de l'Unesco).
Travailler là où d'autres partent en vacances.
Rejoindre une administration aux opportunités variées, avec plus de 580 métiers.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si :

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau CAP/BEP à Bac Pro dans les métiers du secrétariat et/ou de l'action administrative et de la communication.
Vous avez des connaissances en droit civil et maîtrisez les procédures administratives.
Vous accueillez le public avec courtoisie et diplomatie.
Vous savez temporiser les comportements agressifs et faites preuve de fermeté.
Vous analysez et traitez les demandes avec rigueur et efficacité.
Vous organisez votre travail, respectez les délais et utilisez les logiciels métiers.
Vous êtes disponible, discret, polyvalent et appréciez le travail en équipe.

Et c'est un vrai plus si : Vous justifiez d'une expérience dans le domaine administratif, idéalement en lien avec l'accueil du public et l'instruction de dossiers.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.

Ville de Nice