Chargé de projet événementiel F/H - Communication

Descriptif du poste

Le/la chargé·e de projet reprend l'organisation en cours, la poursuit et en assure l'exécution, de la coordination des dernières semaines de préparation jusqu'au bilan post-événement.

Reprise et poursuite de la préparation

• Reprendre et poursuivre le rétroplanning déjà engagé de chaque édition, en réajustant les dates et priorités avec les prestataires et les équipes.
• Finaliser et transmettre les dossiers techniques et les plans d'implantation aux villes et métropoles.
• Réserver l'hébergement et le transport de l'équipe et des intervenants (commerciaux, communication, journaliste, vidéaste).

Coordination des prestataires et logistique

• Reprendre le suivi des prestataires déjà sélectionnés (régie, accueil, hôtesses, sécurité, secouriste, vérification électrique, café / restauration, vidéo, journaliste), finaliser les derniers points et coordonner leur intervention.
• Vérifier, commander et préparer le matériel nécessaire (PLV, mobilier, goodies, chevalets, badges, tours de cou, etc.).
• Valider les contacts sur site, établir la feuille de route et le récapitulatif du mobilier à transmettre au régisseur.
• Gérer les commandes et la veille des prestataires locaux (boissons, restauration, boulangerie, restaurants pour l'équipe).

Gazette et contenus de l'événement

• Piloter la production de la gazette : collecte et relance des articles auprès des partenaires et exposants, clôture, transmission des éléments au graphiste, relecture et suivi de l'impression.
• Coordonner les interviews vidéo « pitch emploi » : diffusion des liens de créneaux, planning, transmission au prestataire vidéo et au journaliste, vérification des livrables (logos, orthographe).
• Envoyer et suivre les kits de communication auprès des entreprises et exposants, ainsi que les mails d'informations pratiques aux participants.

Instances de pilotage

• Préparer les supports et participer aux comités technique, de pilotage et opérationnel avec la direction, la communication, les villes et les partenaires.

Coordination du jour J

• Préparer les lutins et l'ensemble du matériel du jour J (plans, fichier maître, planning vidéo, listes des participants, badges, feuille de route).
• Adresser l'invitation et le briefing aux équipes, puis assurer le départ, l'installation et la coordination opérationnelle sur site pendant l'événement.

Bilan et suivi post-événement

• Renseigner le compte d'exploitation (budgets engagés : campagnes, radio, affichage et autres dépenses liées à l'événement).
• Concevoir, envoyer et relancer les questionnaires de satisfaction auprès des exposants.
• Organiser, préparer et animer le bilan avec la ville et les partenaires à l'issue de l'événement.

Profil recherché

• Expérience requise : expérience confirmée dans l'organisation d'événements d'une envergure comparable à celle du Village des Recruteurs (1 500 à 5 000 personnes).
• Capacité d'adaptation : aptitude à reprendre un projet en cours, à s'approprier rapidement une organisation existante et à garder son sang-froid.
• Prise de poste rapide et autonomie.
• Maîtrise de la gestion de projet et du rétroplanning.
• Rigueur, sens de l'organisation, gestion des priorités et réactivité.
• Excellent relationnel pour coordonner prestataires, partenaires, collectivités et exposants.
• Disponibilité et mobilité pour les déplacements sur les villes-étapes.

Informations pratiques

• Contrat : 3 mois, du 28 juillet au 28 octobre 2026.
• Temps de travail : temps plein (temps partiel envisageable, 3 jours/semaine minimum).
• Localisation : Dardilly (métropole de Lyon).
• Rémunération : 25 000€ brut/an.
• Télétravail : jusqu'à 2 jours par semaine.
• Déplacements : sur les 4 villes étapes (Toulouse, Dijon, Orléans, Lyon).

Dates des événements

• Toulouse : 16 et 17 septembre 2026
• Dijon : 24 septembre 2026
• Orléans : 8 octobre 2026
• Lyon : 14 et 15 octobre 2026