Virtual Assistant – Retail & Dispensary Operations

À propos de nous

Nous sommes une entreprise de vente au détail et de cannabis en pleine croissance, exploitant plusieurs entreprises dynamiques. Nous constituons une solide équipe opérationnelle pour soutenir notre croissance continue, maintenir la conformité et assurer le bon fonctionnement quotidien de nos activités.

Nous recherchons un assistant virtuel hautement organisé pour soutenir nos opérations administratives, le suivi des stocks, la coordination financière et l'efficacité globale de l'entreprise.

Aperçu du poste

Ce rôle se concentre sur l'organisation de nos points de vente et le soutien des activités quotidiennes en coulisses. Le candidat idéal est soucieux du détail, proactif, très réactif et à l'aise avec la gestion de responsabilités multiples dans un environnement au rythme rapide.

Il s'agit d'un poste à distance basé à l'étranger avec un potentiel de croissance à long terme.

Responsabilités

Gestion des stocks, conformité et point de vente (POS)

• Gestion Metrc : Superviser et maintenir un suivi et des rapports de conformité précis.
• Gestion des stocks : Suivre les niveaux de stock, coordonner les réapprovisionnements et assurer la précision du système.
• Gestion POS : Maintenir et mettre à jour les systèmes de point de vente (une expérience avec des systèmes comme Cova POS est un atout).
• Informations produit : Télécharger et gérer les images, descriptions et métadonnées des produits dans les systèmes.
• Maintenance des menus et de la fidélité : Auditer régulièrement les menus en ligne pour en vérifier l'exactitude et gérer les profils de fidélité des clients.

Opérations commerciales et administration

• Gestion opérationnelle : Soutenir les activités quotidiennes de haut niveau pour assurer le bon fonctionnement des points de vente.
• Création de SOP : Développer, documenter et mettre à jour les procédures opérationnelles standard (SOP) pour les flux de travail nouveaux et existants.
• Intégration de marques : Faciliter l'intégration transparente de nouvelles marques dans notre écosystème de vente au détail.
• Promotions : Coordonner et planifier les campagnes promotionnelles et les remises sur toutes les plateformes.

Finance et analyse de données

• Comptes fournisseurs : Aider au suivi des factures, à la gestion des paiements des fournisseurs et au maintien de l'organisation financière.
• Gestion de la paie : Soutenir le suivi de la paie et le traitement administratif.
• Analyse des ventes : Extraire des rapports et analyser les données de vente pour aider à prendre des décisions commerciales éclairées.

Communications et support

• Gestion de la communication : Agir comme point de contact central pour les demandes opérationnelles internes et externes.
• Gestion des e-mails : Organiser les boîtes de réception, rédiger des réponses et assurer un suivi rapide avec les partenaires et les fournisseurs.

Qualifications

• Expérience dans l'industrie du cannabis préférée (non requise).
• Solide maîtrise de l'anglais écrit et parlé.
• Hautement organisé, soucieux du détail et capable de travailler de manière autonome.
• Attitude professionnelle et capacité à gérer des informations commerciales et financières confidentielles.
• Maîtrise des outils d'IA pour automatiser les flux de travail, résumer les données et améliorer l'efficacité.
• Expérience avec Google Workspace, les feuilles de calcul et les systèmes CRM/POS.

Expérience souhaitée

• Expérience en administration, en assistanat de direction ou en gestion opérationnelle.
• Expérience dans le soutien de marques de cannabis, de dispensaires ou de points de vente au détail.
• Familiarité avec les plateformes de conformité et d'exploitation (ex: Metrc).
• Expérience dans l'utilisation d'outils d'IA (ChatGPT, Gemini, Claude, Notion AI, Zapier) pour rationaliser les tâches administratives répétitives.

Rémunération

• Salaire compétitif basé sur l'expérience.
• Poste entièrement à distance.
• Opportunité de croissance à long terme au sein d'une entreprise multi-sites.