Description du poste
Missions
Assistanat de direction :
- Organisation des réunions
- Rédaction de courriers, notes internes, infos hebdomadaires et de comptes rendus de réunions à la demande du Directeur d'Etablissement (DE)
- Gestion du courrier
Gestion des Admissions :
- Rédaction et envoi des réponses suite aux admissions
- Gestion des demandes d'admission (réception des demandes, prises de rendez-vous et suivi des inscriptions)
- Gestion des demandes de transfert des dossiers scolaires auprès des établissements d'origine y compris pour les bourses
- Transmission des dossiers scolaires et des exéats aux établissements scolaires accueillant les élèves quittant l'établissement
- Gestion des dossiers d'inscription (suivi et relance) et saisie des dossiers dans le logiciel (Charlemagne et Siècle)
Gestion administrative des élèves :
- Mise à jour des dossiers et archivage
- Edition des certificats de scolarité
- Gestion des dossiers de demandes de bourses
- Rédaction de divers courriers (à destination des familles/Inspection académique, convocations, absences injustifiées des jeunes)
- Information à la DSDEN des exclusions définitives et autres mesures d'aménagement
- Gestion et transmission des conventions de stage (DIRECCTE et Inspection académique)
- Suivi des orientations des élèves en lien avec le Directeur
- Inscription des élèves aux différents examens et saisie des notes
Gestion administrative des enseignants :
- Rédaction de PV d'installation (signature DE + enseignant) et envoie au rectorat
- Gestion des dossiers administratifs des enseignants (lien avec le rectorat et le service RH)
- Suivi des arrêts maladie ou absences des enseignants
- Lien avec la DDEC pour trouver des remplaçants
- Saisie des HSE (heures supplémentaires enseignant, Pacte...) pour prise en compte dans la paie Education Nationale (Module ASIE dans STS)
- Saisie de la mise en paiement des enseignants (logiciel STS)
- Saisie pour la DDEC (enquête effectifs.)
- Saisie des formations enseignants sur FORMIRIS
- Fournit à la demande de l'Assistant(e) RH les justificatifs de formation des enseignants
- Veille et diffusion des circulaires académiques auprès du DE
Tâches diverses :
- Répondre aux enquêtes en cours d'année (Rectorat, Académie, Fondation, DDEC, .) en lien avec le Directeur
- Soutien administratif pour l'Internat Educatif et Scolaire
Avantages
- Télétravail partiel jusqu'à 2 jours /semaine
Profil
- Titulaire d'un BTS Assistant de Direction ou équivalent
- Expérience significative et réussie dans le domaine administratif
- Connaissance du fonctionnement d'un collège
- Autonomie, forte capacité d'écoute et de reformulation
- Discrétion et confidentialité
- Rigueur, réactivité et organisation
- Maîtrise des outils de pilotage numériques
- Sens de la communication, aisance au téléphone et travail en équipe
- Maîtrise des outils bureautiques
- Adhésion au projet de l'établissement, aux valeurs d'Apprentis d'Auteuil et à son projet éducatif.