Institut d'Optique Graduate School (IOGS)
L'Institut d'Optique Graduate School (IOGS), établissement privé d'enseignement supérieur et de recherche reconnu d'utilité publique, dédié à l'innovation en optique, photonique et ingénierie, recherche un.e Assistant.e Administratif.ve Polyvalent.e en CDI d'opération jusqu'au 31 août 2029.
Contexte & Objectifs
Dans le cadre du projet Compétences et Métiers d'Avenir, l'IOGS renforce son équipe administrative pour accompagner le développement des formations en photonique. Ce projet ambitieux réunit acteurs académiques et industriels pour faire évoluer l'offre de formation, attirer de nouveaux talents et répondre aux besoins en compétences d'une filière en pleine croissance.
Rattaché.e à la Responsable Administrative Enseignement et Vie Étudiante (RAEVE), vous contribuerez au bon fonctionnement des activités administratives liées à la gestion des formations et jouerez un rôle clé dans la réussite de ce projet.
Missions principales
Organisation des réunions
- Préparation logistique (réservations de salles, mise en place du matériel, etc.)
- Envoi des convocations, suivi des présences et relances
- Rédaction, validation et diffusion des comptes rendus
Gestion des missions
- Gestion des remboursements des missions et notes de frais pour les étudiants et enseignants
- Organisation et coordination des aspects administratifs et logistiques liés aux missions spécifiques ponctuelles (ex : accueil de délégations internationales, audits, etc.)
Gestion financière et suivi budgétaire
- Réalisation des demandes d'achats, suivi des bons de commande et factures associés (commandes de matériel, prestations externes, etc.)
- Mise à jour régulière des tableaux de suivi des dépenses
- Contribution à la préparation, au contrôle et à la consolidation des budgets annuels
Suivi administratif
- Suivi des contrats, conventions et autres documents lors des échanges avec les services concernés
- Transmission de documents à nos correspondants externes et suivi de l'avancement des démarches
- Gestion des écrans dynamiques dédiés à l'Ecole
(Cette liste de missions est non exhaustive et pourra évoluer selon les besoins du service.)
Profil recherché
Formation & Expérience
- Formation en gestion, administration ou équivalent
- Une première expérience sur un poste similaire est un atout
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)
- Bonne capacité à gérer des bases de données et à produire des tableaux de suivi
Qualités personnelles
- Rigueur, organisation et gestion des priorités
- Sens du relationnel et esprit d'équipe
- Capacité d'adaptation et autonomie
Ce que nous proposons
- Un environnement de travail stimulant et bienveillant
- Une équipe conviviale, engagée et collaborative
- Une indemnité repas pour les repas pris sur site
- Une rémunération comprise entre 26 et 31K€
- Des horaires de travail adaptables
- Des congés payés et jours de réduction du temps de travail (JRTT)
- Possibilité de deux jours de télétravail par semaine (après 6 mois d'ancienneté)
L'Institut d'Optique Graduate School s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion : ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.