Assistant de Direction à Mi-Temps H/F

Description du poste

Au sein de la Direction des Affaires Financières (DAF) du siège de l'EFS, vous assistez la Directrice, le Directeur adjoint ainsi que l'ensemble des membres de la direction.

Vos missions principales

• Assurer la réception, la transmission et la traçabilité des documents entrants et sortants de la Direction ; garantir leur enregistrement informatique et leur classement physique.
• Rédiger, mettre en forme et transmettre les courriers sous la responsabilité du référent du dossier, puis assurer leur archivage.
• Réaliser diverses tâches de secrétariat : photocopies, frappe, reliure, préparation des dossiers.
• Assurer la gestion documentaire dans l'outil Gédéon.
• Organiser les réunions : réservation des salles, rédaction des comptes rendus pour certaines réunions.
• Gérer les agendas de la Directrice et du Directeur Adjoint.

Back-up de la responsable du Travel Management

• Rappeler les procédures et les processus en place, la politique des déplacements, l'utilisation de l'outil de réservation et de création des notes de frais.
• Traiter les demandes de réservation en canal Offline.
• Gérer les demandes de réservation, d'annulation et de modification.
• Suivre les annulations et l'émission des avoirs auprès de l'agence de voyages.
• Organiser les déplacements de groupe.

Profil recherché

• Titulaire d'un Bac +2 minimum, vous justifiez d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans sur un poste similaire.
• Vous êtes autonome, organisé(e) et rigoureux(se).
• Vous appréciez le travail en équipe et faites preuve de diplomatie dans vos échanges.
• Vous maîtrisez les outils Microsoft ainsi qu'Outlook.

Atouts et conditions de travail

Avantages

• Le poste est basé au siège de l'EFS à la Plaine Saint-Denis (93), à 200m de la station RER B La Plaine St Denis.
• Remboursement des frais de transport à hauteur de 55% sur votre titre de transport en commun.
• Accord télétravail applicable à partir de 4 mois de présence.
• Accès au RIE et au CSE.

Organisation de travail

Hybride (2 jours de télétravail possible / semaine).

Notre politique handicap

À compétences égales, la politique de recrutement de l'EFS vise à encourager la représentation des personnes en situation d'handicap. Les candidatures des bénéficiaires d'une RQTH ou assimilés sont les bienvenues.