Executive Assistant - (F/M)

ESSP

Créée en 2009, ESSP est une entreprise jeune et dynamique, prestataire de services paneuropéen, certifiée par l'EASA (l'Agence de l'Union européenne pour la sécurité aérienne) pour délivrer des services critiques en matière de sécurité. Notre mission est d'opérer et de fournir des services de Communication, Navigation et Surveillance (CNS), dont le principal est le service EGNOS (le Service Complémentaire Géostationnaire de Navigation Européenne), pour le compte de l'EUSPA (l'Agence de l'Union européenne pour le programme spatial).

ESSP Corporate Video : https://www.youtube.com/watch?v=ZkszX-ptzAY

ESSP Website careers : https://www.essp-sas.eu/human-resources/careers/

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction qui aura en charge d'assister le CEO et l'Équipe de Direction (Unités de support) dans l'organisation et la préparation de leur travail. Elle/Il fournit un support logistique, réalise des tâches administratives et assure la coordination avec les autres assistants de l’entreprise. Pour ces activités, nous recherchons une personne ayant au minimum 5 ans d'expérience dans un contexte européen/international, avec un très bon niveau d'anglais (minimum B2-C1).

Vos Principales Responsabilités/activités Seront

Responsabilités principales de l'Assistant(e) de Direction :

• Réaliser le travail de secrétariat (gestion d'agenda, classement, organisation des déplacements et hébergements, planification téléphonique, gestion des notes de frais, gestion de certains achats « corporate ») pour le CEO ;
• Préparer, élaborer et assurer le suivi des tâches déléguées par le CEO et/ou les membres de l’Équipe de Direction (Unités de support) ;
• Entretenir les contacts avec les partenaires et fournisseurs externes ;
• Rédiger des notes de synthèse, des rapports hebdomadaires et mensuels pour le CEO, et des emails et courriers quotidiens ;
• Organiser, préparer et assister à des réunions. Rédiger les comptes rendus des réunions ;
• Sur demande, traduire des documents ;
• Organiser des événements aux niveaux local (Toulouse) et corporate ;
• Recevoir et transmettre des informations aux contacts internes et externes du CEO et/ou des membres de l’Équipe de Direction ;
• Servir de point de contact et assister les comités de pilotage opérationnels du bâtiment B612 (problèmes de communication et techniques) ;
• Effectuer des déplacements occasionnels, participer à des séminaires et salons professionnels ;
• Être en contact avec les assistants ESSP et assurer une coordination hebdomadaire (Procédure et suivi des sous-traitants, contrôle GENIUS (outil de gestion de projet), et déplacements du personnel) ;
• Être en relation avec le Responsable Communication ESSP, l’Assistant Communication, et les assister dans certaines actions de communication interne (Newsletters, contenu et mise à jour du KIT, etc.) ;
• Gérer le parc de téléphones mobiles ESSP ;
• Fournir le support utilisateur pour Notilus (notes de frais et de déplacements).

Pour le Bureau de Contrôle de Projet sur l’outil Genius

• Gérer les feuilles de temps et les délégations, former les nouveaux arrivants ;
• Gérer les flux (création de profils, désactivation de profils en cas de départ...) ;
• Piloter les Dossiers de Paie (ODP) ;
• Être le support niveau 1 aux utilisateurs pour la gestion des feuilles de temps.

Profil

Compétences Génériques :

• Autonomie/proactivité
• Capacité à travailler en équipe
• Très bon niveau d’anglais (B2-C1) -- CECRL

Compétences Spécifiques

• Discrétion et confidentialité
• Organisation et gestion du temps exceptionnelles
• Bonnes compétences en communication orale et écrite
• Adaptabilité, flexibilité, disponibilité
• Bonne connaissance de MS Office
• Présentation et compétences de communication irréprochables
• Attitude éthiquement correcte

Spécifications du Poste

• Diplôme de Licence (Bac+2/3) en administration
• 5 ans d'expérience dans un contexte européen/international

Informations Ressources Humaines

• 1er entretien réalisé par le manager direct du poste auquel vous avez postulé (entretien technique)
• 2ème entretien réalisé par le département RH

Élément de Package de Rémunération

• Variable : primes basées sur objectifs
• Participation
• Télétravail : jusqu’à 2 jours/semaine
• Tickets Restaurant (carte)
• Mutuelle Familiale
• Forfait Mobilité Durable : remboursement des trajets domicile/bureau en cas de covoiturage ou de vélo
• Remboursement de 75% de l’abonnement aux transports en commun

Merci de bien vouloir envoyer votre dossier de candidature uniquement par e-mail à l’adresse suivante : [email protected]

Lieu de travail : Toulouse (France)

Type de contrat : Temps plein - Contrat à Durée Indéterminée

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ESSP s’engage en faveur de la diversité culturelle, de l’égalité des genres et de l’emploi des travailleurs handicapés.