Coordinateur Logistique Évènementielle H/F

Contexte

Dans le cadre de notre développement en France et à l'international, nous participons chaque année à une vingtaine de salons professionnels et organisons régulièrement des événements internes.

Pour renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) Logistique Événementielle (F/H) afin d'assurer la préparation, la coordination et le suivi opérationnel de nos événements.

Ce poste s'adresse à une personne organisée, rigoureuse et orientée terrain, appréciant la coordination de nombreux interlocuteurs et le suivi concret des projets.

Missions

Rattaché(e) à la Cheffe de Projets Marketing & Événementiel, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe événementielle afin d'assurer le bon déroulement de nos événements en France et à l'international.

Coordination des salons professionnels

Vous participez à l'ensemble de la préparation logistique des salons :

• Suivi des rétroplannings et respect des échéances ;
• Gestion des inscriptions exposants et des badges ;
• Organisation des déplacements, hébergements et transports des équipes ;
• Coordination des expéditions de matériel et supports de communication ;
• Suivi des commandes liées aux événements ;
• Coordination des prestataires (standistes, imprimeurs, transporteurs, traiteurs, hôtels, logisticiens) ;
• Vérification de la bonne réception des livraisons et du matériel ;
• Participation à l'installation / au démontage et au suivi opérationnel sur certains événements ;
• Gestion des aléas et des demandes de dernière minute.

Organisation des événements internes

• Coordination logistique des séminaires, réunions et événements collaborateurs ;
• Réservation des salles et gestion des prestataires (traiteurs) ;
• Préparation du matériel nécessaire ;
• Support opérationnel le jour de l'événement ;
• Participation aux bilans et retours d'expérience.

Gestion administrative et suivi

• Suivi des devis et commandes ;
• Contrôle et suivi des factures en lien avec les services internes ;
• Mise à jour des tableaux de suivi et reporting ;
• Gestion et import des listes de participants ;
• Contribution à l'amélioration continue des outils, procédures et check-lists.

Déplacements

Ce poste peut nécessiter des déplacements ponctuels en France sur les grands sites évènementiels (Porte de Versailles; Villepinte) ou sur les agences Codra; mais aussi en Angleterre ou en Belgique.

Process de recrutement

Lors du processus de recrutement vous rencontrerez : la manager opérationnelle et la Cheffe de service, un membre du service RH.

Conditions

• CDI
• Statut non cadre
• Package : à partir de 35K€ brut annuel (13ème mois inclus) - prime individuelle - participation aux bénéfices significative - Participation au frais de repas 6.20€ (restaurant inter-entreprise).
• Horaires : 37 hrs / semaine avec acquisition de RTT
• Télétravail : 1 jour par semaine
• Localisation : Massy (91), à proximité immédiate du RER B/C, du Tram T12 et des lignes de bus - parking voiture et vélo à disposition.
• CSE : subvention individuelle, billetterie en ligne avec réduction, nombreux évènements

Profil

• Formation Bac+2 à Bac+3 en événementiel, tourisme ou équivalent ;
• Première expérience de 2 ans minimum dans un environnement événementiel, coordination ou assistanat de projets (hors stages et alternance) ;
• Excellente capacité d'organisation et sens des priorités ;
• Aisance dans la coordination de plusieurs prestataires et interlocuteurs ;
• Goût pour les missions concrètes et opérationnelles ;
• Réactivité et capacité à gérer les imprévus ;
• Anglais professionnel (niveau C1) indispensable pour les échanges avec nos partenaires internationaux.