Administrative Coordinator

Rôle Mission

Nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) très organisé(e) pour diriger les opérations de notre bureau et soutenir notre équipe en pleine croissance dans un environnement digital. Vous serez le point de contact central pour le personnel interne et les partenaires externes, garantissant que notre lieu de travail reste efficace, conforme et accueillant. Votre mission est de maîtriser à la fois la logistique du bureau "physique" et les flux administratifs "numériques" qui assurent le bon fonctionnement de notre organisation.

Responsabilités Clés

• Orchestration du Bureau et du Lieu de Travail : Gérer les opérations quotidiennes du bureau, y compris les relations avec les fournisseurs, l'inventaire des fournitures et la coordination de nos systèmes de réservation de bureaux en mode hybride.
• Optimisation des Processus Numériques : Rationaliser les flux administratifs (notes de frais, signatures de contrats, archivage de documents) à l'aide d'outils tels que Notion, DocuSign ou Expensya.
• Soutien à la Direction et à l'Équipe : Assister la direction dans la gestion complexe des agendas, l'organisation des voyages internationaux (visas/logistique) et la préparation de présentations à fort enjeu.
• Coordination RH & Finance : Soutenir le "Cycle de vie du Collaborateur" — de la collecte des documents DPAE pour les nouveaux employés à la gestion des affiliations Mutuelle et au suivi des variables de paie (absences, primes).
• Soutien à la Gouvernance : Organiser les réunions de conseil d'administration et les comités de pilotage (COPIL) ; rédiger des comptes rendus précis et assurer le suivi des actions.
• Conformité : Veiller à ce que tout le classement physique et numérique soit conforme aux dernières normes RGPD et aux exigences d'audit interne.

Votre Profil (Le Standard 2026)

• Formation : Master ou Licence (Bac+3/5). Les diplômes spécialisés comme le BTS Support à l'Action Managériale (SAM) sont très appréciés pour leur orientation digitalisation et gestion de projet.
• Langues :
  • Français : Langue maternelle/Bilingue — Exigence absolue pour la précision juridique et administrative en France.
  • Anglais : Professionnel (C1) — Obligatoire pour l'utilisation de stacks logicielles mondiales et le soutien aux équipes internationales.
• Compétences Techniques :
  • Maîtrise experte de Microsoft 365 (Excel avancé) et Google Workspace.
  • Maîtrise des Outils Collaboratifs (Slack, Monday.com, Trello).
  • Connaissance des Outils IA (ChatGPT pour la rédaction, assistants de réunion IA) pour automatiser les tâches administratives de routine.
• Compétences Comportementales :
  • Rigueur : Obsession du détail et documentation "Zéro Erreur".
  • Discrétion : Intégrité totale dans la manipulation de données RH ou financières sensibles.
  • Résolution de Problèmes : Capacité à rester calme et débrouillard face aux changements logistiques de dernière minute.

Avantages & Salaire "à la Française"

• Salaire (Estimations 2026) :
  • Paris : 33 000 € – 40 000 € (Médiane : 36 500 €)
  • Régions : 28 000 € – 34 000 €
• Repas : Tickets Restaurant (Swile, etc.).
• Transport : Remboursement à 50 %–100 % du pass Navigo (ou Forfait Mobilités Durables).
• Repos : 25 jours de congés payés + RTT (Jours de récupération).
• Santé : Mutuelle de qualité (ex : Alan).