Assistant de direction (H/F)

Missions principales

Intégré(e) à une équipe de 6 à 9 personnes selon la saisonnalité, le/la chargé.e de gestion administrative et organisation aura pour missions :

1. Assistance directe à la Responsable du service

• Assurer le suivi de dossiers transversaux à la demande de la responsable de service.
• Mettre à jour, centraliser et structurer les documents et outils du service (drives directeurs, tableaux de bord, documents partagés).
• Veiller à la bonne circulation de l'information dans le service et assurer la communication et la transmission des informations auprès des équipes pédagogiques.

2. Soutien transversal à l'organisation des séjours

• Assurer un appui administratif à la permanence pédagogique (suivi des demandes, réponses aux sollicitations).
• Participer à la préparation des convoyages : saisie des informations dans l'outil métier, préparation des convocations, création des schémas de transport.
• Réceptionner, relancer et contrôler les documents de fin de séjour : comptabilité, cartes bancaires, registres de présence, contrats, frais médicaux, etc.
• Superviser l'ensemble des aspects administratifs liés à l'organisation et au suivi des séjours de vacances.

3. Renfort à la prospection pour les séjours à l'étranger

• Participer à la prospection d'hébergements et d'activités à l'étranger : recherches, premiers contacts, analyses comparatives.

Profil recherché

• Formation en gestion administrative (Bac 2 recommandé).
• À l'aise dans des environnements dynamiques et multi projets.
• Sensibilité au secteur de l'éducation populaire avec expérience dans l'animation de séjours de vacances souhaitée.
• Permis B nécessaire.
• Maîtrise de l'anglais oral et écrit indispensable.

Compétences clés

• Organisation administrative et gestion des priorités.
• Capacité d'analyse, de synthèse et de mise en forme de données.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Google Workspace, Excel/Sheets, Drive).

Savoir-être

• Rigueur et sens aigu de l'organisation.
• Autonomie, fiabilité et sens des responsabilités.
• Réactivité et adaptabilité en période de forte activité.
• Aisance relationnelle.
• Adhésion aux valeurs éducatives et associatives de l'association.

Conditions particulières

• Temps de travail : temps plein annualisé (35 h).
• Période d'activité forte : De mi-mai à mi-août.

Congés*

• 15 jours en sept/oct selon planning des séjours

• 15 jours pendant les vacances de Noël

• 1 semaine supplémentaire à définir avec le responsable de service en fonction de l'activité du service *Négociable selon projet personnel éventuel sur certaines périodes.

• Disponibilités : travail le week-end pendant les vacances scolaires (en roulement avec le reste de l'équipe).

• Mobilité : déplacements ponctuels à prévoir sur nos centres de vacances.

• Télétravail : possible de manière ponctuelle, selon les modalités d'accord d'entreprise, à raison de 1 jour par semaine, hors vacances scolaires.

• Prise de Poste : dès que possible