Description du poste
Missions
L'Association recherche un·e Assistant·e de Direction des Opérations pour appuyer l'activité quotidienne des équipes et contribuer au bon fonctionnement administratif et organisationnel du service.
Assurer le suivi des contrats de prestataires
- Veiller à la bonne exécution des prestations
- Tenir à jour les échéances contractuelles
- Être l'interlocuteur·rice privilégié·e pour les questions administratives ou opérationnelles liées aux contrats
Gérer et organiser les plannings
- Coordonner les disponibilités des équipes
- Anticiper les besoins
- Garantir une répartition fluide des activités
- Contribuer à l'optimisation du fonctionnement quotidien du service
Coordonner les aspects techniques avec les équipes et les prestataires
- Centraliser les demandes
- Suivre l'avancement des interventions
- Faciliter la communication
- Garantir une résolution efficace des situations opérationnelles
Assurer le secrétariat de la Commission d'attribution
- Préparer les dossiers
- Organiser les séances
- Rédiger les comptes rendus
- Veiller au respect des procédures internes comme réglementaires
Gérer la boîte mail générique de contact
- Trier, répondre ou rediriger les messages
- Assurer un premier niveau d'information
- Garantir une réponse rapide et qualitative aux interlocuteurs internes comme externes
Participer à la gestion de la validation des factures
- Contrôler la conformité des pièces transmises
- Collaborer avec les équipes de terrain pour compléter les informations nécessaires
- Veiller au respect des délais de traitement
Soutenir la préparation des demandes de subvention
- Rassembler les données
- Préparer certains éléments de dossiers
- Contribuer à la conformité administrative des documents transmis aux financeurs
Mettre en cohérence les plateformes Visale et PIH
- Vérifier les informations
- Actualiser les données
- S'assurer de l'alignement entre les différents outils utilisés par le service
Profil recherché
- Formation Bac +2, idéalement dans le domaine de l'immobilier
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)
- Organisé(e), réactif(ve), rigoureux(se), vous savez gérer les urgences et les imprévus.
Bienvenue chez Association PARME
Acteur de l'économie sociale et solidaire, Association PARME propose des solutions d'hébergement meublé destinées au logement temporaire des jeunes actifs, des salariés en mobilité géographique, des étudiants, des stagiaires en formation.
Avec 56 résidences dans toute la France soit près de 6 200 chambres et studios meublés en gestion dont 3/4 en Île-de-France, l'association soutient l'activité économique des régions, et plus particulièrement dans les zones de forte tension immobilière.
Infos complémentaires
- Carte ticket-restaurant
- Des avantages proposés par le CSE (chèques vacances, chèques cadeaux)
- Prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 50%
- Télétravail possible
Détails du poste
- Paris 19e - 75
- CDD
Association PARME